Frais professionnels : les conditions de remboursement

Les frais professionnels engagés par les salariés d'une entreprise peuvent être remboursés par leur employeur dans la limite de certains plafonds.

Frais professionnels : les conditions de remboursement
Quelles dépenses sont prises en charge ?

Les frais professionnels sont les dépenses que le salarié a engagées pour les besoins de l’entreprise et qui doivent par conséquent lui être remboursées par l’employeur. Différentes formules de remboursement ou de dédommagement sont prévues. Lors de l’établissement de votre déclaration de revenus, les frais professionnels doivent être déduits.

Une définition des frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à des sommes versées par l’un des salariés d’une entreprise dans le cadre de sa mission. Il peut en demander le remboursement à son entreprise à partir du moment où la dépense est effectivement réalisée dans l’intérêt de la société qui l’emploie et qu’un justificatif d’achat a été présenté et validé.

Le remboursement des dépenses réellement engagées se fera uniquement sur justificatif, il s’agit de l’option de frais réels.
Il est également possible d’opter pour le versement d’une somme forfaitaire qui ne correspond alors pas tout à fait aux dépenses avancées par l’employé.

Quelles dépenses peuvent être prises en charge par l’employeur ?

Les frais de transport sont très souvent remboursés par l’employeur lorsque le salarié est amené à effectuer des déplacements dans le cadre de son activité. Les frais kilométriques seront pris en compte si l’employé se déplace en voiture. Les frais de bouche peuvent également être pris en charge.

Certaines entreprises remboursent les frais de mobilité professionnelle si le salarié est amené à déménager dans le cadre d’une mutation. Le coût de l’hébergement provisoire dans le nouveau lieu de vie ainsi que les frais relatifs au déménagement peuvent être englobés dans ces frais.

Pour les salariés en télétravail, l’employeur peut rembourser une partie des frais engagés par le salarié pour l’organisation de son espace de travail.

Dans certaines professions, les frais d’habillage sont aussi remboursés.

Les règles relatives aux frais professionnels en 2017

Les règles relatives à ces remboursement sont assez strictes car le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale ni à la CSG-CRDS. Par conséquent, certains employeurs s’en servent pour verser un salaire déguisé à leurs employés et ainsi réduire les cotisations versées à l’État.

Si l’on opte pour le remboursement des frais réels, le salarié devra obligatoirement fournir un justificatif de paiement pour être indemnisé. Son supérieur hiérarchique sera ensuite chargé de valider ces dépenses.

Si l’entreprise choisit d’indemniser ses salariés en leurs versant une allocation forfaitaire, elle devra veiller à ne pas dépasser les plafonds de remboursement fixés.

Les frais professionnels liés aux déplacements

Une indemnité de grand déplacement permet aux employés de couvrir les dépenses engagées lors de voyages, dès qu’une nuit est prévue hors de leur domicile. Il faut alors que la distance entre le lieu de travail et le domicile du salarié soit supérieure à 50 km pour que le logement soit remboursé. Il faut également que les transports en commun ne permettent pas de rejoindre ce lieu en moins d’1h30.

Les frais de transport pour petits déplacements peuvent comprendre les frais de carburant, les horodateurs, la carte de transport en commun, etc. Ils permettent de réduire les frais engagés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail.

Le calcul des frais de déplacement se fait grâce à un barème fourni par l’administration fiscal qui est mis à jour chaque année. Le montant du remboursement dépendra de la distance à parcourir entre le lieu de vie et l’entreprise mais aussi de la puissance fiscale du véhicule.

Les implications au niveau fiscal

Sur sa déclaration fiscale, le salarié qui demande un remboursement des frais professionnels peut bénéficier automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10 % de ses revenus. Si ce calcul semble peu avantageux au vu des dépenses engagées, il est possible d’opter pour le système des frais réels avec justificatifs à l’appui.

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