En entreprise, il est question, la plupart du temps, d’assurer la gestion de documents assez sensibles. En effet, la collaboration avec des clients ou des partenaires génère des données confidentielles dont il faudrait garantir la protection. Cependant, pouvoir sécuriser ces données est l’un des problèmes majeurs que rencontrent la plupart des entreprises. Si la vôtre est dans la même situation, vous êtes au bon endroit. Découvrez dans cet article deux mesures efficaces pour la sécurisation des documents en entreprise.
Opter pour la numérisation de vos documents
Le papier a longtemps été le support sur lequel les entreprises sauvegardent leurs informations, qu’elles soient confidentielles ou non. Il a d’ailleurs bien joué ce rôle et continue même aujourd’hui d’être la solution clé de certaines entreprises. Cependant, avoir la totalité de ses données sensibles sur des documents peut constituer un véritable risque. En effet, le document papier fait preuve d’insécurité en ce sens qu’un étranger peut y accéder sans y être autorisé. Aussi, un employé mal intentionné peut-il profiter de son statut et mettre vos concurrents en possession de vos plus grands secrets. Vous pouvez également être victime d’une intrusion due à la négligence du personnel. Une inondation ou un incendie pourrait mettre en péril toute la documentation essentielle à la survie de votre société. Ainsi, vous devez savoir qu’un document n’est jamais à l’abri des risques internes et externes.
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Que faire alors pour assurer la sécurisation de vos documents ? Il n’est plus à démontrer que le numérique s’est répandu dans tous les domaines d’activité. Par conséquent, les solutions qu’il propose aux entreprises en ce qui concerne la sécurité de leurs données sont perçues comme étant les meilleures. Vous pouvez par exemple faire usage des logiciels de dématérialisation de documents. Il existe aussi des sociétés comme archipels qui sont en mesure de vous aider à sécuriser vos documents en ligne. Avec cette nouvelle approche de gestion électronique, vous pouvez aisément détruire les documents papier ou les stocker hors du cadre professionnel.
Restreindre l’accès aux logiciels
En ce qui concerne vos documents, il ne s’agira pas de procéder à leurs dématérialisations et de vous en arrêter là. Pour en assurer une bonne sécurité après avoir opté pour des logiciels de dématérialisation, l’idéal serait d’y restreindre l’accès. En effet, si malgré le changement du support, de nombreuses personnes y ont toujours accès et manipulent à leurs guises vos données sensibles, vous encourez continuellement des risques. Pour ce faire, commencez par soumettre l’accès à ces données à l’utilisation de mots de passe. Ensuite, il est impératif que vous limitiez le personnel qui pourra accéder aux informations classées confidentielles.
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Une fois le personnel accédant aux zones sensibles réduit et connu, mettez en place une nouvelle politique. Ici, il sera question de procéder aux cryptages de vos documents PDF et de créer des certificats qui serviraient à les ouvrir.
Enfin, si vous accordez les droits d’accès à un nombre important d’employés, vous accentuez les risques de mauvaises manipulations. Dans le sens inverse si vous en limitez trop, des tâches pourront être inaccomplies. Trouvez donc un juste équilibre.
